Spese, trasferte e ferie della tua squadra, senza fogli di carta
Chi lavora con te fotografa lo scontrino, chiede le ferie e comunica la malattia da qui. Chi è responsabile approva con un clic, anche dal telefono. A fine mese il riepilogo per il consulente del lavoro è già pronto.
Scontrini nel cassetto e ferie chieste su WhatsApp
In una piccola azienda le richieste arrivano da ogni parte: un messaggio, un foglietto, una foto mandata alla persona sbagliata. A fine mese qualcuno deve rimettere tutto insieme per il consulente. Con Personale ogni richiesta ha il suo posto, e il conto si fa da solo.
Lo scontrino si compila da solo
Carichi la foto, AsheraAI legge data, importo, esercente e categoria. Tu controlli e invii.
Chi approva vede cosa controllare
Avvisi chiari su doppioni, tetti superati, scontrini mancanti e saldi finiti. Poi decidi tu, anche molte richieste insieme.
Il mese chiuso in un file
Spese, chilometri, ferie, permessi e malattia di ognuno, in Excel o PDF per il consulente del lavoro.
Fotografi lo scontrino, il resto lo scrive l'AI
Una nota spese è la richiesta di rimborso di una spesa fatta per lavoro: un pranzo con un cliente, un parcheggio, del materiale. Premi Carica lo scontrino: AsheraAI, l'AI europea di Ashera.work, compila data, importo, categoria, esercente e IVA. I campi compilati sono evidenziati, così sai cosa controllare.
- Foto o PDF, anche più file per la stessa spesa
- Pagata da me o Carta aziendale: solo le prime vanno rimborsate
- Colleghi la spesa a una trasferta, e chi approva le vede insieme
- Se la lettura non riesce compili a mano, e lo scontrino resta allegato
Il rimborso al chilometro, già calcolato
Per uno spostamento di lavoro scrivi da dove a dove, i chilometri di una sola andata e la targa. Se usi la tua auto, Ashera.work calcola il rimborso con la tariffa al km che ha deciso l'azienda, per esempio dalle tabelle ACI: «56 km × 2 × 0,42 € = 47,04 €».
- Andata e ritorno, e trasferte di più giorni
- Con treno, aereo, taxi o mezzi pubblici non c'è rimborso al km: biglietti e ricevute li mandi come note spese collegate
- Se l'azienda cambia la tariffa, le trasferte già mandate restano come sono
Chiedi le ferie sapendo quante te ne restano
In cima alle tue richieste vedi i saldi dell'anno: ferie residue in giorni, permessi in ore. Quando chiedi le ferie, Ashera.work conta solo i giorni lavorativi, senza weekend e festività nazionali, e ti dice quanti giorni ti resterebbero.
- Permessi a ore: scrivi dalle e alle, le ore si calcolano da sole
- La malattia si comunica e non va approvata; puoi aggiungere il numero di protocollo del certificato
- Giorni di ferie e ore di permesso per tutti, o diversi per una persona, con i residui dell'anno prima
Il Calendario assenze mostra un mese intero, una riga per persona: vedi chi manca prima di dire sì a una richiesta.
Decidi una richiesta alla volta, o tutte insieme
In Da approvare chi è responsabile trova le richieste che aspettano lui: chi le ha mandate, le date, l'importo, lo scontrino da aprire. Approvi o rifiuti, con una nota se vuoi spiegare. Per fare prima spunti più richieste e le decidi in blocco.
Le richieste da guardare meglio hanno un bordo giallo e un avviso:
- Possibile doppione: un'altra spesa con la stessa data e lo stesso importo
- Oltre il tetto della categoria e Manca lo scontrino, secondo le regole dell'azienda
- Oltre il saldo di ferie o permessi, e Si sovrappone a un'altra assenza
Sono solo avvisi: nessuno resta bloccato, decidi tu caso per caso.
Il riepilogo per il consulente del lavoro
Scegli il mese e trovi una riga per persona: spese, anche per categoria, chilometri e rimborso km, trasferte, giorni di ferie, ore di permesso, giorni di malattia e quanto c'è da rimborsare. Premi Scarica Excel o Scarica PDF e lo mandi al consulente.
- Contano solo le richieste approvate o già rimborsate
- Il file Excel ha due fogli: il riepilogo e il dettaglio delle richieste
- Quando hai pagato un rimborso, lo segni come rimborsato, anche più righe insieme
Ognuno vede quello che gli serve
Crei la tua azienda con un nome e inviti le persone con la loro email. A ognuno dai un ruolo e scegli chi approva le sue richieste.
- Dipendente: manda le sue richieste e vede solo le sue
- Responsabile: approva le richieste delle persone che gli assegni, e vede calendario e riepilogo solo del suo gruppo
- Amministrazione: vede tutto, invita le persone, decide le regole e segna i rimborsi
Riservatezza: nel calendario un responsabile vede il tipo di assenza solo delle persone che segue. Delle altre vede soltanto «Assente», così la malattia di un collega resta riservata.
La nota spese parte dal parcheggio
Sul telefono tocchi Personale nella barra in basso: vedi i tuoi saldi, fotografi lo scontrino con la fotocamera e chiedi ferie e permessi in pochi tocchi. Se approvi, in cima trovi le richieste che aspettano te.
- Nota spese con la foto, ferie, permessi e malattia
- Approva o rifiuta con un tocco
- Trasferte, persone, regole, rimborsi e riepilogo del mese si fanno dal computer o dal tablet
Decidi tu tariffe, tetti e giorni di ferie
Nella scheda Regole l'amministrazione decide come funziona l'azienda. Quando le cambi, le richieste già mandate restano come sono.
Rimborso al km
La tariffa per l'auto propria la sceglie l'azienda, per esempio dalle tabelle ACI del modello di auto.
Tetti di spesa
Una cifra massima per pasti, alloggio, carburante e le altre categorie, e la soglia sopra cui serve lo scontrino.
Ferie e permessi
Giorni di ferie e ore di permesso all'anno, da controllare sul vostro contratto, anche diversi per una persona.
Personale
Ashera.work fa le buste paga?
No. Non calcola stipendi, contributi o tasse. Raccoglie le richieste e prepara il riepilogo del mese che il tuo consulente del lavoro usa per fare le buste paga.
Posso usarlo per le timbrature o le presenze?
No. Non registra entrate e uscite e non sostituisce un sistema di rilevazione delle presenze. Gestisce note spese, trasferte, ferie, permessi e malattia.
Quante persone posso invitare?
Durante la beta è gratis fino a 5 persone oltre al titolare. Anche gli inviti in attesa occupano un posto. Il link di un invito vale 14 giorni e funziona una volta sola.
Ashera.work manda i soldi dei rimborsi?
No. Ti dice quanto devi rimborsare e a chi. Quando hai pagato, con un bonifico o in busta paga, segni la spesa come rimborsata.
I chilometri si calcolano da soli?
No, li scrive chi fa la trasferta, per esempio guardando una mappa. Ashera.work li raddoppia se è andata e ritorno e li moltiplica per la tariffa dell'azienda.
E se l'AI legge male lo scontrino?
I campi che ha compilato sono evidenziati: li controlli prima di inviare e li correggi se serve. Se la lettura non riesce scrivi tu i dati, e lo scontrino resta allegato alla richiesta.
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