Dove stanno i tuoi dati, e chi li vede
Prima di mettere i dati dei tuoi clienti in un software nuovo è giusto sapere come funziona. Qui trovi le risposte, senza giri di parole, compreso quello che durante la beta non c'è ancora.
In breve
- I file che apri dal computer non vengono salvati sul server: restano nel tuo browser e li salvi tu, in formato Excel, Word, PowerPoint o PDF.
- Sul server finisce solo quello che usi nelle funzioni condivise o che lavorano per te anche ad app chiusa: cartelle condivise, dati delle schede, chat con l'Assistente, clienti e automazioni.
- Le password non sono mai salvate in chiaro, e puoi attivare la verifica in due passaggi.
- Puoi scaricare tutti i tuoi dati ed eliminare l'account da solo, dalle Impostazioni.
- L'intelligenza artificiale è di un fornitore europeo e riceve solo il testo che serve per rispondere.
Cosa resta sul tuo computer e cosa va sul server
| Cosa | Dove sta |
|---|---|
| I file che apri dal computer o da Google Drive | Nel tuo browser. Quando apri o salvi un file, può passare dal server solo per la conversione, e non viene conservato. Dei file recenti ricorda solo nome e dimensione. |
| File nelle cartelle condivise | Sul server, perché i colleghi che inviti possano aprirli e modificarli con te. |
| Dati che aggiungi alle schede | Sul server: note, allegati, promemoria, piani di rientro e cronologia. Il foglio Excel resta tuo; nel foglio si aggiunge solo una colonna con il codice della scheda. |
| Chat con l'Assistente, Notebook e Progetti | Sul server, così le ritrovi. Puoi cancellarle quando vuoi. |
| Clienti, automazioni, personale e scadenzario | Sul server, perché le email e i promemoria partano anche quando l'app è chiusa. La password della tua casella email è salvata cifrata e serve solo per spedire le email delle automazioni. |
Il server e il database dell'app sono ospitati da Railway, un fornitore di cloud, nella sua regione Europa occidentale: i dati stanno in Europa. Il sito che stai leggendo è ospitato da Netlify.
L'intelligenza artificiale
AsheraAI usa i modelli di un fornitore europeo di intelligenza artificiale, indicato nell'informativa privacy. Quando le chiedi qualcosa riceve solo il testo necessario per rispondere (la domanda e la parte di file che serve), che tratta per conto di Ashera.work come responsabile del trattamento. Se non usi l'AI, i tuoi dati non le arrivano.
L'AI propone, tu decidi: nei documenti le modifiche proposte sono evidenziate e scegli tu cosa tenere, e nei lavori più lunghi ti mostra prima il piano.
Chi può vedere i tuoi dati
- Solo tu, per tutto quello che non condividi.
- Le persone che inviti in una cartella condivisa, con il ruolo che scegli: chi può modificare e chi può solo leggere. Puoi togliere l'accesso quando vuoi.
- Chi riceve un link pubblico, solo se lo crei tu: è in sola lettura, puoi proteggerlo con una password e spegnerlo in qualsiasi momento.
- La console di amministrazione mostra account, piano e consumo dell'AI, non il contenuto di file, schede o chat. Io accedo ai dati di un account solo se me lo chiedi tu, per assistenza, o se lo impone la legge.
Come sono protetti
- Password robuste e mai in chiaro. Almeno 10 caratteri con maiuscole, minuscole e numeri; sul server ne resta solo un'impronta (scrypt) da cui non si risale alla password.
- Verifica in due passaggi. Con un'app di autenticazione sul telefono: senza il codice nessuno entra, anche se conosce la password. Per gli amministratori è obbligatoria.
- Blocco dopo troppi tentativi. Dopo 5 password sbagliate l'account si blocca per 15 minuti; c'è un limite anche per i tentativi da uno stesso indirizzo.
- Connessione cifrata. Tutto passa in HTTPS, e la sessione sta in un cookie che gli script delle pagine non possono leggere.
- Segreti cifrati. I codici della verifica in due passaggi e le password delle caselle email sono cifrati (AES-256).
- Registro degli accessi. Gli accessi e le operazioni sull'account vengono registrati per le verifiche di sicurezza e cancellati dopo un anno.
Esportare e cancellare
In Impostazioni › Account trovi due pulsanti:
- Esporta i miei dati scarica tutto quello che il server ha su di te in un file leggibile. Gli allegati delle schede si scaricano dalle schede.
- Elimina il mio account cancella account, schede, chat, progetti e le cartelle condivise di cui sei proprietario, con i loro file. Restano solo, senza il tuo nome né la tua email, i conteggi del consumo dell'AI (servono per la contabilità) e il registro degli accessi, che si cancella da solo dopo un anno.
E dato che salvi sempre in Excel, Word, PowerPoint o PDF, i tuoi file funzionano anche senza Ashera.work.
Cosa non c'è ancora
Ashera.work è in beta e preferisco dirtelo chiaramente:
- Non ha certificazioni come ISO 27001 o SOC 2.
- Non c'è ancora un accordo di trattamento dei dati (DPA) da firmare online: se ti serve, scrivimi.
- È un progetto di una persona sola: per i dati più delicati ti consiglio di iniziare con un file di prova.
Domande o segnalazioni
Se hai un dubbio sui dati o trovi un problema di sicurezza, scrivi a info@asherawork.eu: ti rispondo io. Per i dati raccolti dal sito vale l'informativa privacy, per l'uso dell'app i termini di servizio.